FC2ブログ

時間管理は行動管理

いつも忙しい人へ面白い記事があったのでご紹介します。


時間管理 達人への道(上) 「空き」見つけ有効活用
手帳、一目で分かる縦型使う 意識、終わり決めダラダラ防ぐ


黄緑文字クリック



その仕事に何分かかるか、予測時間と、
実際にかかった時間を記入しなさい!

と、新入社員に教えます。

どうしても続きません。途中でやめてしまいます。
直属上司もあまりそこは注意しないようです。


私は、その目的を伝えることがうまくできていないのかもしれませんね。



続かない理由……私の予測ですが

「この仕事にこんなに時間がかかったのか!?」
   ▼
「仕事が遅い」
   ▼
「できないヤツだ」

と、思われるのがイヤで、ついつい実際にかかった時間よりも短い時間を記入してしまったり、書かなくても直接的不利益は何もないわけですから……書かなくなってしまうのではないか? 


上司に見せるために書いているのではなく、
上司や周囲に褒められるために書いているのではなく、
自分がその仕事をやるのに、どれくらい時間がかかるのか?
そのことを知るためなのに………
確かに書かなくても、その日の仕事に何も悪影響はないかもしれません。
でも、たとえ、速い=仕事ができると勘違いをしていたとしても、着手するときに「よし、2時までに絶対終わらせるぞ。2時間集中だ!」などと、自分に誓うだけけでも、効果は少しはあるように思うのですが……なぜ、お尻を決めないで、時間を決めないでやるのか、その辺の心理までは私には読めません。


人間は生きているだけで成長すると思います。

人間は本能的に(たとえいくつになっても)成長したいという本能を持っている!

私はそう信じています。

だからムリして背伸びをして、自分をリッパに見せようとする必要などなにもないのに、それでもやっぱり自分をリッパに魅せたい、大きく見せたい、褒められたい、高い評価を得たいと小手先の小細工をする人もいるのです。
ハタから見るとそれは「小手先」「小細工」「悪あがき」「薄っぺら」「安請け合い」と、スケスケにすべて見えてしまっているというのに………なんだか痛々しい……ねI!

リッパになりたかったら、リッパだと思われたかったら、下座の心でコツコツと、人の見ていないところでコツコツと、自分にウソのない努力を重ねる以外にはないのですが、そこをすっとばして「仕事ができる人だね〜」と言われたがる。なんだか浅ましく悲しいことのように思えてきます。


さて、話しを戻しましょう。
手帳の達人、スケジュールの達人、段取りの達人になるために……


その仕事に何分かかるか、予測時間と、
実際にかかった時間を記入しなさい!




先週は1時間だったのに
今日は3時間かかった。

なんで?
このギャップがとても大切で尊いのです。このギャップこそが目的のようなモノなのです!


勘違いをする子は、ここが「合っていないと恥ずかしい」と思うようですね。1時間の予測の仕事が1時間で終わったことを自慢したくなるのです。これは自分が一人でウキウキと喜べばいいことであって(確かにドンピシャだとちょっと快感)常に一致することなど絶対にあり得ない。その「違い」にこれをやる価値があり、そこに狙いがあるのですから。



電話が多かった
突然のトラブルがあった
突発的仕事を頼まれた
来客が相継いだ
資料が足りなかった
準備が足らなかった
体調が悪かった
気分的にノラなかった
集中力を欠いてしまった(なぜ?)
やりたくなかった
etc


何か理由があるわけで、その理由を知ることが次の段取りをするのにとても重要なのです。段取りの達人になるためにどうしても必要なプロセスなのです。なのに、これらの「理由」すら「恥ずかしい」と勘違いをして封印してしまう。
もったいない!

ノラない日だって、やりたくない日だって、誰にだってあります。
その自分のリズムをつかむこと、クセを知ることすら放棄するなんて……もったいない!



その仕事に何分かかるか、予測時間と、
実際にかかった時間を記入しなさい!


もう一つは、不慣れなウチはたいていの仕事がよく分かっていませんから(恥じることではありません)、「予測時間」よりは「実際時間」が長くなることもあれば2時間もとっておいたのに15分で終わったりもするのです「適切なスケジュールを立てる」「しっかり段取りをする」というスキルがまだ身についていないために、仕事がうまくいかない、ミスが起きる、クオリティが上がらないなど、いろいろな弊害が出てきます。

次から気をつける
やり方を工夫する
上司のチェックを必ず受けるようにする
少し早めに着手する

など、反省の弁はいろいろと述べられます。どれも間違いではないけれど、そうじゃない。真因は、「適切なスケジュールを立てる」「しっかり段取りをする」「仕事を予定通りに励行する」などのスキルが身についていないのが原因なのです。身についていないのに、時間的、精神的、肉体的頑張りだけで解決をしようとして労働時間を増やす。頑張り屋さんはエライし、そこは本当にスゴイことですが、これは悪循環で、健康に悪い上に根本的な解決につながらないので、ぜひ、スキルを身に付けることを志したほうが良さそうです。

私も精神力、体力ははんぱじゃないのでよく精神力とか体力で相当量の仕事を乗り切ってきました。でも、それだけでは到底間に合わなくなってくるのです。体力があっても精神力があっても終わらないしクオリティも上がらない。そうしてもがいているウチに精神力や体力はなんと! 悲しいことに減ってくるのです。

「適切なスケジュールを立てる」「しっかり段取りをする」「仕事を予定通りに励行する」などのスキルを身に付けるために、そしてそのスキルアップをするために、自分の成長を阻害するつまらない「見得」や「プライド」や「褒められたい気持ち」を一時的に封印して、素直に謙虚になるしかなさそうです。




その仕事に何分かかるか、予測時間と、
実際にかかった時間を記入しなさい!


というただこれだけのこと。「事実を知る」こと。そこから色々なことが分かってきます。

これは、若いうちにこうした訓練をしなかったばっかりに、体内時計にだいたいのデータがインプットされていない!という、気の毒なベテラン社員や中年社員も……もしかしたら、初心に戻ってやったほうがいいかもしれないですね〜〜〜


仕事が速い=仕事ができる


と勘違いをしている子は、メールや文書に誤字脱字が猛烈に多い! 数も多いが頻度も多い(笑)

速いことに価値があるとするなら、唯一「着手が早い」ことです。
それは、新人、ベテラン問わずぜひお願いしたい。

着手してみないと、

分からないこと
足りないモノ
足りないこと
課題点

が、分からない
からです。


即今着手! を心がけています。
即今着手をすれば、ようやく段取りをすることができるからです。


そして、仕事を覚える大切な時期……


カッコつけるより、「仕事早い(できる子)」と思われるより、素直に事実を見つめることをこそ、先に身に付けたほうが、ずっと自分のためになるし、本当に「仕事のできる人になる」近道だ。そんなことに気づいたら仕事は猛烈に楽しくなってくるんじゃないかと思います。


最終〆切日……
これは、入稿日だったり、原稿締め切り日だったり、
打ち合わせや会議の当日だったり、
お客さまのところへ訪問する日だったり
いろいろです。
その日だけを手帳に記入してそれで仕事が順調に進んでいくのならばすばらしいことですが、

やっぱり謙虚に「逆算のスケジュール」を、自分のデータベースを基によく考えて組み立てるべきなのです。

□チェックをする上司それぞれのチェックバックまでのタイムラグ……
長い人、早い人、忘れる人もいるでしょうし、
その上司のスケジュールにもよります。
チェックに出す書類の完成度にもよります。
□自分の作業時間のデータベース
□曜日や時間による来客、電話の数
□イベント前後に起きる突発的仕事

そんなことを頭に入れながら逆算のスケジュールをたてておく。
予測力は、だんだん上がってきます。データベースもたくさん頭に入ってきます。


ちなみに私は「決定事項」はペンで
「キープ」や「予測事項」は鉛筆で
記入しています。


こうした「段取り」に、実際の仕事(原稿を書くなど)よりも遙かにたくさんの時間を使います。この段取りをしている時が、一番「仕事をしている時」なのかもしれません。


そして、こうした段取りをしていると、
□あ、あの人に連絡をしておこう
□予めこの部分はあの人にやっておいてもらおう
□この部分は先に調べておこう

などの、新たな仕事が次々にみつかります。すべて即今やっておく。

やっておかなければあとで膨大な時間がかかってしまったり、簡単な仕事が大変な仕事へと変質してしまったり、心の負債になるはずではなかった軽微なことのために苦しんだり、ギリギリを馬鹿力で乗り切ったためにクオリティが下がってしまったり、「間に合った」ことにホッとして満足をするために、クオリティが下がったことや、当初の目的がなんだったか?と言うことに気づかなかったりと、弊害甚だしいことは言うまでもありません。


こうした「段取り」をするために、
そしてこの段取りのクオリティを上げるために、

その仕事に何分かかるか、予測時間と、
実際にかかった時間を記入しなさい!


というのがスタートラインなのです。



さて、もう一つお薦めしたいのは短時間で複数の料理を作ること。
これは、段取りの達人になるためには最高の訓練だと思います。

スポンサーサイト



コメントの投稿

非公開コメント

プロフィール

つむぎ

Author:つむぎ
株式会社PR現代の、なんでもやる課の編集者&マーケッター。
好奇心旺盛な働く主婦.
「和の生活マガジン花saku」編集してます。
「花sakuOnLine」運営してます。
年中いろんな企画を立ててます。
いろんな冊子や雑誌を作ってます。
呉服店やジュエリーショップなどの販促企画、販売員研修や、産地やメーカーさんで商品開発などのお手伝いもやってます。

一年中全国各地で、それはそれは面白い出来事と遭遇! 
特に出張中の事件遭遇率はすごい!
(いつかまとめてみたい珍事件の数々)

トレッキングやキャンプ大好き!
歌舞伎大好き!
和太鼓や各種スポーツも大好き!
書道大好き、お絵かき大好き!
旅行大好き(出張は別)!
温泉大好き、昼寝大好き、ひなたぼっこ大好き!


田舎暮らしの晴耕雨読が夢。


体力と根性と、料理早作り技とスピード家事が自慢!
近頃はベランダガーデニングにも夢中。

ものすごく遅いスピードで断捨離中。

運転大好き!
ドライブ一人カラオケ絶叫大会も大好き!

老眼だしあんまり暇がないけど読書が大好き!
宮尾登美子、宮本輝、山﨑豊子、池井戸潤、藤沢周平、山本周五郎、山本一力、浅田次郎、阿刀田高、三浦綾子、遠藤周作、高橋克彦、松本清張、島田荘司、篠田節子、ジェフェリー・アーチャー、ジョン・グリシャムああああキリがない。



















Naoko Oshita

バナーを作成

リンク
着物ファン1万人のポータルサイト
この記事について
最新記事
天気予報

-天気予報コム- -FC2-
つぶやきます
楽しいとき、嬉しいとき、面白いとき、なんか見つけたとき、思ったとき、感じたときにつぶやきます。
最新コメント
カテゴリ
月別アーカイブ
検索フォーム